دو شیوه مهم و کارآمد در اولویت بندی کارها در راستای رسیدن به اهداف

مهمترین کلمه در تعیین ارزش هر عمل خاص، پیامد و دستاورد آن است. کاری مهم و ارزشمند است که تکمیل آن پیامدهای جدی دربرداشته باشد. هر چه پیامدهای احتمالی یک کار بیشتر باشد، آن کار از اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین در مدیریت شخصی، وقت خود را به اموری اختصاص دهید که پیامدهای احتمالی بیشتری در زندگی شما دارد.

قانون هشتاد/بیست

وقتی لیست وظایف و کارهای خود را برای روز آینده آماده  کردید، آن را مرور نموده و قانون هشتاد/بیست را در مورد آن به کار ببندید. قانونی که می گوید، بیست درصد از فعالیتهای شما، هشتاد درصد ارزش را به خود اختصاص می دهد. اگر شما لیستی از ده کار دارید، چند تا از آنها از بقیه ارزشمندترند و پیامدهای بیشتری برای شما خواهند داشت. گاهی اوقات حتی شاید ده/ نود باشد. گاهی یک کار، ارزشش از بقیه کارها بیشتر است. متأسفانه همین وظایف و کارهای مهم است که معمولا انسان به تعویق می اندازد. وقتی کارهای بیست درصدی را شناسایی کردید، می توانید تمرین «تعویق خلاق» را نسبت به بقیه امور اجرا کنید. از آنجا که شما نمی توانید همه کارها را انجام دهید، پس لازم است برخی از امور را پشت گوش بیندازید. سوال این است که کدامیک از کارها، باید به تعویق بیفتند؟ جواب ساده است. همان هشتاد درصدی که نقش کمی در پیشبرد اهداف دارند. وقت خود را بر کامل کردن اموری اختصاص دهید که می توانند تغییری در زندگی شما ایجاد کنند.

تمرین الف، ب، پ، ت

شیوه دیگر، اولویت بندی وظایف بر اساس حروف الفباست. وقتی شما لیست کارهای فردای خود را مرور می کنید، آنها را طبق اهمیت به ترتیب از الف رده بندی کنید. انجام چنین تمرینی، قبل از شروع امور، کارایی شما را افزایش می دهد. گاهی اوقات، انجام عمل الف بسیار مهم است و انجام یا عدم انجام آن پیامدهای زیادی را به همراه دارد. شما باید این کار را قبل از بقیه امور قرار دهید. اگر کارهای مهم شما با امتیاز الف بیش از یکی است به آنها شماره داده و بر اساس آن کارهای خود را انجام دهید. بعد از انجام این اولویت بندی، تمام فکر و انرژی خود را بر انجام کار شماره یک متمرکز کنید. کار ب از جمله اموری است که بهتر است انجام شود و تکمیل یا عدم تکمیل آن پیامدهایی به همراه دارد. مثلا تلفن زدن به یک نفر یا ناهار خوردن با یک همکار یا دیدن ایمیل ها، اینها از جمله امور ب هستند. امور پ، کارهایی هستند که خوب است انجام شود ولی در مجموع پیامدی ندارد. مثلا خوردن یک فنجان اضافه قهوه، گپ زدن با همکاران و رفتن به خرید از این جمله است. هیچگاه، امور درجه دوم و سوم را قبل از تکمیل امور درجه اول انجام ندهید. تمام توجه خود را روی کارهای درجه اول بگذارید. این امور هستند که موفقیت و خوشبختی شما را تعیین می کنند. در مجموع، کارهایی که برای یک روز در نظر گرفته اید، حتی گاهی اموری هست که می توانید آنها را به دیگری واگذار کرده یا از برخی از آنها صرف نظر کنید. شما همیشه برای تصمیم گیری آزاد هستید. در این ساعت و ساعتها و دقیقه به دقیقه شما همزمان در حال انتخاب کارهایی هستید که می خواهید انجام دهید و کارهایی که نمی خواهید. وقتی شما شروع به انجام کاری کردید، خودآگاه یا ناخودآگاه تصمیم گرفته اید در آن لحظه کارهایی را که می توانید انجام ندهید. توانایی شما در انتخاب اینکه اول چه کاری را انجام دهید و چه کارهایی را  انجام ندهید، تمامی زندگی شما را تعیین می کند.