مدیریت زمان، یکی از راههای رسیدن به هدف

برای رسیدن به اهداف و رسیدن به آنچه می خواهید، باید کنترل وقت را در دست داشته باشید. روانشناسان معتقدند، حس کنترل داشتن، احساس خوشبختی، قدرت و اعتماد بنفس است. چنین حسی، زمانی کاملا در انسان ایجاد می شود که بتواند مدیریت زمان را در اختیار داشته باشد. خبر خوب اینکه، مدیریت زمان مهارتی است قابل یادگیری، مهم نیست در گذشته چقدر بی نظم بوده اید، و چقدر کارها را به تأخیر انداخته اید، شما می توانید تغییر کنید. شما با تمرکز می توانید به یکی از موثرترین، کارآمدترین و خلاق ترین افراد در حوزه کاری خود تبدیل شوید. با تکرار و تمرین شما جز یکی از افراد هدف دار خواهید بود. اگر یک روی سکه موفقیت، داشتن هدفهای مشخص و روشن است، روی دیگر آن سازماندهی منظم و استفاده بهینه از لحظه لحظه زمان می باشد. انتخابها و تصمیمات می تواند زندگی شما را بسازد. برای تغییر یا بهبود در زندگی، شما باید تصمیمات و انتخابهای جدیدی داشته باشید که با چیزهایی که می خواهید هماهنگی بیشتری داشته باشند. نقطه شروع برای مدیریت زمان این است که اهداف خود را تعیین کرده و بر اساس اولویت و ارزشها تنظیم کنید. شما باید در هر لحظه ای، بروشنی بدانید چه می خواهید و چه چیزی برای شما مهم است. در یک زمان ممکن است کار و شغلتان برایتان اهمیت داشته باشد و در زمان دیگر خانواده و روابط شخصی یا سلامتی. در هر موردی شما باید مانند تیرانداز، روی بالاترین هدف نشانه گیری کنید.

کارهای درست

اگر پرسیده شود، «چگونه می توان دریافت کارهایی که انجام می دهیم درست است یا نه؟» باید پرسید «هدفتان در زندگی چیست؟» تنها راهی که می تواند تعیین کند انسان در جهت درست حرکت می کند یا نه و چه کارهایی درست یا اشتباه است، تعیین هدف در هر زمان مشخصی است. از الان شما می توانید همه کارهایتان را تحت دو عنوان الف و ب تقسیم بندی کنید. الف، کلیه کارهایی است که شما را زودتر به اهدافتان می رساند و ب، کارهایی که در جهت رسیدن به خواسته هایتان نیست.

عمل هوشمندانه

اگر شما خردمندانه عمل کنید، شما باهوش هستید. با این تعریف، اگر هوش راه عمل کردن باشد، عمل هوشمندانه کارهایی است که شما برای رسیدن به آنچه می خواهید انجام می دهید. هر زمانی که شما قدمی به سوی خواسته هایتان برمی دارید، هوشمندانه عمل می کنید. به عبارت دیگر، کار غیرهوشمندانه اموری است که شما را به سمت اهداف و خواسته هایتان سوق ندهد، یا اینکه شما را از آن دور کند.

تعیین اهداف درازمدت

مدیریت زمان با صراحت و روشنی آغاز می شود، وقت بگذارید و با یک قلم و کاغذ بنشینید و دقیقا فکر کنید در هر بخشی از زندگی چه می خواهید. روی اهداف درازمدت خود در زندگی و کار و موفقیت تصمیم گیری کنید. وقتی کاملا نسبت به اهداف خود توجیه شدید، آنگاه برای رسیدن به آن برای لحظه لحظه زندگی خود، برنامه ریزی کرده تا بتوانید به آن چیزی که بیشتر از بقیه می خواهید برسید. ابتدایی ترین ابزار مدیریت زمان، تهیه فهرستی منظم براساس اولویت هایتان است. واقعیت این است که شما نمی توانید وقت خود را مدیریت کنید، بلکه شما قادرید خودتان را مدیریت کنید. برای همین است که مدیریت زمان نیازمند انضباط فردی، خودکنترلی و خودمدیریتی است. لازمه مدیریت زمان، داشتن بهترین انتخابها و تصمیمات برای افزایش کیفیت زندگی فردی و شغلی است. شما باید زندگی خود را براساس اهداف بلند مدت، کوتاه مدت و اولویت ها برنامه ریزی کنید. شما باید هر ماه، لیستی از کارهایی که می خواهید در آن سی روز انجام دهید از پیش آماده داشته باشید. شما باید فهرستی از هر قدمی که قرار است بردارید، براساس اولویتهایتان داشته باشید. از امروز، برای هفته آینده خود برنامه ریزی کنید و ترجیحا روز تعطیل را برای این کار اختصاص دهید. شب قبل، برای روز آینده برنامه ریزی کنید. وقتی شما کارهایی را که قرار است انجام دهید از پیش می دانید، ضمیر ناخودآگاه ذهن شما تمام شب روی آن کار می کند. وقتی صبح بیدار می شوید. ایده ها و نظراتی دارید که شما را در تکمیل لیست تهیه شده یاری می دهد. با نوشتن برنامه، شما، «قانون جاذبه» را فعال می کنید، شروع به جذب فرصتها و منابعی که برای رسیدن به خواسته هایتان و تکمیل وظایف تان لازم دارید، می کنید.

اضطراری و مهم

در روند مدیریت زمان، شما باید بین وظایف مهم و اضطراری تفاوت قایل شوید. امور اضطراری با ملزومات و فشارهای بیرونی تعیین می شود. شما باید آنها را فوری انجام دهید. خیلی از مردم، بیشتر اوقاتشان مشغول  پاسخگویی به چنین مسایلی هستند. جوابگویی به تلفن، نیازهای رئیس و مشتریان و سایر امور. از طرف دیگر، مسایل مهم آنهایی است که در آینده زندگی شما نقش دارند. برخی از آنها شامل برنامه ریزی، سازماندهی، تحقیق و اولویت گذاری است. کارهای دیگری مثل حرف زدن با همکاران اضطراری و غیرمهم است. گاهی اوقات، تلفن زدن و گپ زدن با همکاران در طول روز، انسان را به خطا می اندازد و گمان می کند که این هم بخشی از کارهایش است. تفاوت این دو دسته امور این است که اولی هیچ نتیجه ای ندارد. مهم نیست درگیر چند تا کار غیرمهم، ولی اضطراری باشید. در واقع، شما هیچ کاری برای شرکت و کارتان انجام نمی دهید. چهارم، طبقه بندی کارهایی است که نه مهم اند و نه اضطراری، مانند خواندن روزنامه در سر کار یا رفتن برای یک ناهار طولانی. این کارها برای شغل شما مضرند زیرا وقت شما را می گیرند، وقتی که می توانستید به دستاوردهایی برسید که به خاطر آن به شما حقوق می دهند و آینده شغلی تان به آن وابسته است.

کارهای با ارزش

افراد موفق پر درآمد، معمولا بیشتر از انسانهای ناموفق و کم درآمد مهارت و هوش ندارند. تفاوت اساسی این است که افراد موفق بیشتر روی کارهای با ارزش وقت می گذارند. انسانهای ناکام اغلب روی کارهای بی ارزش وقت کشی می کنند. شما همیشه برای انتخاب آزاد هستید. شما همواره می توانید انتخاب کنید چه کارهایی را بیشتر و چه کارهایی را کمتر انجام دهید. انتخابهای شما تعیین کننده هر اتفاقی در زندگی شماست. وقتی می خواهید کاری را انجام دهید با توجه کامل بر آن تمرکز کرده و تا اتمام آن، کار دیگری را شروع نکنید. به این ترتیب، شما خود را عادت می دهید که بدون عوامل حواس  پرتی و انحراف، موفق به تکمیل آن کار شوید. اگر شما احساس کردید که به یک وقفه احتیاج دارید یا می خواهید کار را پشت گوش بیندازید، مرتب با خود تکرار کنید: «به کارت برگرد!» «به کارت برگرد!» «به کارت برگرد!» در این حالت، تلاش شما برای تکمیل کار تجدید شده است. توماس ادیسون گفته است: «موفقیت من به این علت بود که من متناوبا بدون وقفه فقط بر یک چیز کار می کردم».

تنظیم وقت

از پیش، برای هر روز برنامه داشته باشید و بخشهای شصت، نود و سی دقیقه ای از کار را برای خود پیش بینی کنید. این زمانهایی است که شما بدون وقفه و مزاحمت بر روی کارهای مهم تمرکز می کنید. این بخشها و تکه های زمان برای تکمیل هر کار بزرگی اساسی است. یکی از راههای افزایش کار این است که صبح ها زودتر بیدار شوید و بدون وقفه بر وظایف مهم خود کار کنید. بعضی اوقات، شما می توانید این تکه های زمان را در شب و تعطیلات هم داشته باشید. واقعیت این است که همه کارهای مهم با پیامدهای احتمالی نیازمند زمانهای زیاد با تمرکز بر یک کار واحد است.

در راه بمانید

هر روز، قبل از شروع باید پنج سوال را بارها و بارها از خود بپرسید و به آن پاسخ دهید. اولین سوال این است، من برای چه کاری استخدام شده ام؟ اگر رئیس شما بپرسد، ما برای انجام چه کاری به شما حقوق می دهیم، چه پاسخی برای او دارید؟ واقعیت این است که شما برای انجام کار خاصی که ارزش اقتصادی دارد استخدام شده اید. باید در این مورد کاملا  شفاف باشید که چرا حقوق می گیرید و سپس بر این اساس در تمام روز توجه داشته باشید دقیقا همان وظایفی را انجام دهید که تفاوت بزرگی در سازمان شما بوجود می آورد.

تمرکز بر فعالیتهای با ارزش

سوال دومی که باید از خود بپرسید این است که «باارزش ترین فعالیت های من چیست؟» این فعالیت ها نشانگر بالاترین و بهترین استفاده از استعدادها و توانمندی های شماست. مواردی که در ارتباط با شغل و کار شماست. اگر نسبت به پاسخ این سوال کاملا مطمئن نیستید، از رئیس خود بپرسید که از نظر او بالاترین توانایی شما چیست؟ پاسخ هر چه بود تلاش کنید که در همه روز، بر آن فعالیت خاص کار کنید. سومین سوالی که باید از خود بپرسید این است که «منطقه کلیدی در کار من چیست؟» این منطقه همان است که شما باید به نحو احسن در آن فعالیت داشته باشید و هر چه از آن بدست می آورید در شغل شما تأثیرات بسیار مهم و اساسی دارد. این منطقه موفقیت و شکست شما را در کارتان مشخص می کند. شما باید هریک از وظایف و امور این حوزه را مشخص کنید و نه تنها برای اجرای آن به بهترین وجه عمل کنید، بلکه تلاش نمایید که هر روز در آن حوزه بهتر و بهتر شوید. بیاد داشته باشید که ضعیفترین مهارت شما، سطح کاربرد دیگر مهارتهای شما را تعیین می کند. اجازه ندهید به خاطر ضعف در یک منطقه، آن هم کاری که شما قادر خواهید بود آن را بیاموزید، به عقب رانده شوید. چهارمین سوال اینکه، «من و فقط من چه کاری را می توانم انجام دهم که منشأ یک تفاوت اساسی در کارم باشد؟» این یکی از بهترین سوالاتی است که به شما کمک می کند در راه درست باشید. چه کاری را فقط شما می توانید به خوبی انجام دهید که در کارتان بزرگترین تغییر را ایجاد کند. اگر نسبت به پاسخ این سوال مطمئن نیستید، می توانید از رئیس تان بپرسید. گاهی اوقات او هم تا به حال به این سوال فکر نکرده است، ولی وقتی هر دو به نتیجه رسیدید، شما باید همه انرژی و تلاش خود را برای انجام سریع و خوب آن کار متمرکز کنید. این کار بیش از هر کار دیگری به شما کمک خواهد کرد.

مهمترین سوال

پنجمین سوال و شاید مهمترین سوال: «با ارزش ترین استفاده از وقت من چیست؟» همه تکنیکها و شیوه ها در هدف گذاری و مدیریت زمان در این جهت است که بتوانید در هر دقیقه و هر روز به این سوال به خوبی  پاسخ دهید. وقتی خودتان را برای پاسخگویی مرتب به این سوال آماده کردید و ممطمئن  شدید که هر کاری انجام می دهید، پاسخ این سوال است، شما دو تا سه برابر از دیگران بیشتر کارایی پیدا خواهید کرد. در کارهایی با ارزشتر، دستاورد بیشتری نسبت به افراد پیرامون تان خواهید داشت. خود را عادت دهید به بهترین وجه از وقت تان استفاده کنید کاری که شما را به موفقیت خواهد رساند.

بشدت نتیجه مدار شوید

در تحلیل نهایی باید گفت کلید دستیابی به بالاترین سطح خلاقیت و شکوفایی این است: «در وظایفی سعی کنید بهتر و بهتر شوید که برای شما نتایج بیشتری به همراه دارد. همزمان تلاش کنید کارهایی که تأثیر بسیار اندکی در پاداش و نتایج دارند از حوزه کاری خود حذف کنید. شاید یکی از بهترین کلمات برای توضیح مدیریت زمان این باشد «نه»! به هر تقاضایی که وقت شما را می گیرد ولی ارزش چندانی برای شما به همراه نمی آورد. خبر خوب این است که مدیریت زمان مهارتی است که با تمرین آموخته می شود. یک قانون برای موفقیت این است: «عادات خوب را در خود پرورش دهید تا اینکه در آنها سرآمد و استاد شوید». شما می توانید با تمرین روزانه در مدیریت زمان استاد شوید. پیشاپیش لیستی از وظایف روزانه خود تهیه کنید، لیست خود را اولویت بندی کرده و کارهای مهم و ضروری را دسته بندی کنید. مهمترین کاری که باید انجام دهید انتخاب کرده و فورا به آن مشغول شوید. خود را عادت دهید که فقط بر همان کاری که باید انجام دهید، تمرکز کرده تا اینکه آن را به طور کامل و صد در صد به پایان برسانید. هرگاه کاری را کامل می کنید حس شادی و اعتماد بنفس در وجودتان شکوفا می شود. شما احساس انرژی و قدرت می کنید. شما احساس شادمانی کرده و بیشتر بر زندگی خود کنترل خواهید داشت. شما خود را بالا می بینید. حتی احساس می کنید به اندازه کافی برای شروع یک کار مهم دیگر انرژی و انگیزه دارید. هر وقت احساس کردید کارها را کند انجام داده و میل به تأخیر دارید، برای خودتان تکرار کنید: «همین الان انجام بده»! «همین الان انجام بده»! حس اضطرار را در خود ایجاد کنید. تمایل برای انجام کار را بوجود بیاورید. کارها را شروع کرده و بسرعت انجام دهید. خودتان را عادت دهید تا تکمیل کارهای مهم از آن دست نکشید. چنین تمرینی برای مدیریت زمان کلید موفقیت و پیشرفت شما در همه بخشهای زندگی است.