تدوین برنامه عملیاتی یکی از راههای رسیدن به هدف

توانایی شما برای تدوین برنامه عملیاتی، یکی از مهارتهای اساسی در رسیدن به موفقیت و دستیابی به اهداف است. هیچ مهارت دیگری به اندازه عملیاتی کردن، نمی تواند شما را در استفاده از قابلیتها و پتانسیل هایتان یاری دهد. امروزه، همه فضیلتها و هنرها در انجام کارهای چند بعدی است. کارهایی که از یک سری مراحل تشکیل شده اند. حتی خیلی از کارهای ساده مثل آماده کردن یک غذا، یک کار چند وجهی است. توانایی در انجام و تکمیل کارهای چند بعدی، در جهت رسیدن شما به موفقیت، بسیار اساسی است. هدف از برنامه ریزی این است که شما بتوانید با برنامه، مراحل تعریف شده قطعی و ضرب العجل معین به چیزهایی که می خواهید برسید. خوشبختانه این مسأله قابل آموزش است و با تمرین می توان در آن استاد شد. چنین مهارتی شما را در رده موثرترین افراد در محیط کارتان قرار می دهد و هر چه بیشتر در این زمینه تمرین کنید، به دستاوردهای بهتری می رسید. در بخشهای پیش، شما با همه اجزا لازم و ضروری تدوین یک برنامه برای رسیدن به موفقیت و دستیابی به اهداف، آشنا شدید: 

الف. اکنون بر اساس باورهای خود، اهداف مشخص دارید و دقیقا می دانید چه می خواهید و چرا آن را خواهانید.

ب. اهداف خود را نوشته و اولویت بندی کرده و اهداف اصلی را  تعیین کرده اید.

ج. برای اندازه گیری پیشرفتهای خود معیار دارید و می دانید برای رسیدن به هر هدفی چه مدت وقت اختصاص دهید.

د. موانع و مشکلاتی را که بین شما و خواسته هایتان وجود دارد، شناسایی کرده و آنها را بر اساس اولویت، طبقه بندی کرده اید.

ه. معلومات و مهارتهای لازم برای رسیدن به اهدافتان را می شناسید.

و. برنامه آموزشی خود را براساس اولویتها تدوین کرده اید.

ز. افراد، گروهها و سازمانهایی که بتوانند شما را در رسیدن به اهدافتان یاری دهند، شناسایی کرده اید.

با چنین روندی شما مواد خام لازم برای برنامه ریزی را در اختیار دارید. حالا آمادگی دارید اینها را کنار هم قرار دهید. همه افراد موفق براساس یک برنامه نوشته شده عمل کرده اند. همه دستاوردهای بشری، از اهرام گرفته تا عملیات بزرگ صنعتی، همه مبتنی بر یک برنامه حساب شده و دقیق بوده است. در واقع، هر دقیقه ای که براساس برنامه عمل می شود، ده دقیقه صرفه جویی در وقت است. هر وقتی که شما قبل از عمل به برنامه ریزی اختصاص دهید، در وقت و سرمایه و انرژی شما صرفه جویی می کند. برای همین است که گفته شده: «شکست در برنامه ریزی، شکست است».

برنامه ریزی، صرفه جویی در وقت و هزینه

اولین دلیل شکست، عمل بدون برنامه است. افرادی که می گویند وقت کافی برای برنامه ریزی ندارند باید برای اشتباهات غیرضروری، اتلاف وقت، پول و انرژی آماده باشند. گفته می شود که شروع هر کار جدیدی مسابقه با زمان است. از همان روز اول، بنیانگذاران برای درآوردن پول بیش از هزینه، تقلا می کنند. اگر آنها بدانند چگونه قبل از اینکه پولشان مصرف شود، به  سود دهی برسند، می توانند دوام بیاورند در غیر این این صورت از گردونه خارج می شوند.

فرمول موفقیت

«داشتن برنامه ریزی مناسب، انسان را از عملکرد ضعیف محافظت می کند». داشتن برنامه ریزی هفت امتیاز دارد:

- اول، روند برنامه ریزی این ویژگی را دارد که شما را برای رسیدن به موفقیت مجبور می کند تا افکارتان سازماندهی داشته باشد و مسایل مربوطه که در اثنای کار با آن رو به رو شوید را شناسایی کنید.

- دوم، فکر کردن در خصوص کارهایی که برای رسیدن به هدف  باید انجام دهید، به شما کمک می کند برای اعمالتان از قبل برنامه ریزی داشته باشید. این مسأله صرفه جویی در وقت و هزینه است.

- سوم، برنامه ای که کاملا ارزیابی شده باشد، به شما کمک می کند و خیزهایی که در جریان کار برایتان پیش می آید را شناسایی کنید. به شما کمک می کند که از خود بپرسید «چی اگر» مثلا بدترین احتمال برای انجام یک کار چه می تواند باشد؟

- چهارمین فایده برای داشتن برنامه ریزی از قبل این است که با نقاط ضعف برنامه آشنا شده و در صدد جبران آن باشید. گاهی شما می توانید یک حرکت مرگبار را که منجر به شکست کار شما می شود از قبل پیش بینی کنید. این مسأله تنها در صورتی ممکن است که شما از پیش برنامه داشته باشید.

- پنجم، برنامه شما را قادر می سازد که نقاط قوت فرصتهای بالقوه خود را شناسایی کرده و این امتیاز، احتمال موفقیت شما را افزایش می دهد. گاهی پیش می آید که انسان از برخی قابلیتها و تواناییهای خود، ناآگاه است و به این وسیله شما قبل از شروع عمل با آنها آشنا می شوید.

-ششمین فایده برنامه ریزی این است که به شما امکان را می دهد که وقت، سرمایه و همه منابع خود را بر اهدافی که باید بدست آورید، متمرکز می کنید. در صورت نبود برنامه، تمزکز، انرژی و توان شما، در منطقه وسیع پخش می شود و دستاورد کمی خواهید داشت.

- هفتمین خاصیت برنامه داشتن، صرفه جویی در وقت است. ساعتها، روزها و ماههایی که می خواسته صرف اشتباهات و خطاها شود، به این وسیله صرفه جویی می شود.

انضباط اساسی

برنامه ریزی یک مهارت و انضباط است. یک صلاحیت است. یعنی شما می توانید از طریق تمرین و تکرار در برنامه ریزی استاد شوید و این مهارت آسانتر از چیزی است که بتوانید در مورد آن فکر کنید.

فهرست وظایف و فعالیتها

در ساده ترین حالت، برنامه، فهرستی از همه کارهایی است که انسان برای رسیدن به هدفی خاص از اول تا آخر درگیر آن است. برای شروع برنامه ریزی، یک قلم و کاغذ برداشته و فهرستی از هر چیزی که برای دستیابی به هدف به ذهنتان می رسد  تهیه کنید. هر چیز جدیدی هم که به ذهنتان آمد، اضافه کنید. لیست خود را مرتب اصلاح کرده و اطلاعات و مراحل آن را کم و زیاد کنید. این فهرست، برنامه کاری شما می شود تا بتوانید خانه رویایی و اهداف و آرزوهای خود را بسازید.

اولویتها و رتبه بندی

حالا فهرست خود را بر اساس اولویتها مرتب کنید. چه کارها و اموری مهمتر از بقیه هستند. مشخص کنید چه کارهایی باید قبل از دیگری انجام شود. گاهی انجام کاری می تواند پیش درآمدی برای کارهای دیگر باشد یا برعکس، تنگنا بوجود آورد.

شناسایی عوامل محدود کننده

در برنامه ریزی، گاهی اوقات موففیت برنامه با رسیدن به هدف خاص بدست می آید. ممکن است آن هدف کامل کردن یک کارخانه یا شروع خط تولید جدید باشد. شاید استخدام یک کارمند کلیدی، برای یک کار اساسی باشد. برنامه ریزی به شما کمک می کند که تمرکز خود را روی نقاط کلیدی گذاشته و عوامل رسیدن به موفقیت را شناسایی کنید. باید بپذیرید که همه برنامه ها از اول کامل نیستند و احتمال شکست شان وجود دارد. توانایی شما برای پذیرش شکست و انجام اصلاحات در برنامه عامل اساسی برای موفقیت شماست. از خودتان مرتب سوال کنید، چه چیزی بهتر کار می کند و چه چیزی کار نمی کند؟ بیشتر دنبال این باشید که چه کاری درست است تا اینکه چه کسی؟ هر وقت برنامه تان کارآیی نداشت، آرام یک نفس عمیق بکشید و آن را بازنگری کنید.

بر راه حل تکیه کنید

وقتی مشکلی دارید، راه حل مدار باشید. دشواریها و ناملایمات را به عنوان بخشی از کار بپذرید. اگر طبق برنامه نتوانستید به اهدافتان برسید از خود بپرسید، راه حل چیست؟ الان چه کاری می توانید انجام دهید و قدم بعدی چیست؟ به نظر می رسد، وقتی انسان حرکت برای رسیدن به اهدافش را آغاز می کند، بلافاصله با مشکلات و نارساییها و شکستهای موقتی مواجه می شود. چنین چیزی باید قابل انتظار باشد و این یک پدیده عادی و طبیعی است. شروع یک حرکت جدید و رسیدن به موفقیت، نیازمند تلاش زیادی است. اما بدانید این قیمتی است که برای رسیدن به اهدافتان پرداخت می کنید.

روی کاغذ فکر کنید

همیشه روی کاغذ فکر کنید. مرتب فهرستی از هر کاری که باید انجام بدهید تهیه کنید. برنامه های خود را به روز کرده و آن را بهتر و بهتر کنید تا جایی که کامل و تمام باشد. بیاد داشته باشید، برنامه ریزی یک مهارت است. کاملا یاد گرفتنی است. توانایی شما، برای فکر کردن، برنامه ریزی، سازماندهی و برداشتن قدمهای اولیه برای اهدافتان بتدریج شما را جزء آن ده درصد بالای حوزه کاریتان قرار می دهد. اما این مسأله وقت می برد. یکی از راههایی که می توانید روی کاغذ فکر کنید، این است که پروژه چند کاره خود را تهیه کنید. در این صورت شما تصویر هدف و مراحلی که باید برای رسیدن به آن طی کنید،  پدید آورده اید. این کار به شما کمک می کند که توانایی ها و نقاط ضعف خود را بشناسید.

تقویم اهداف

شما روزها، هفته ها و ماههایی را که برای رسیدن به هدف لازم است، روی کاغذ بنویسید. مثلا اگر پروژه دوازده ماهه دارید نام ماها را بنویسید. در سمت چپ کاغذ کارهایی را که باید انجام شود به ترتیب بنویسید. از اول تا آخر. در بالای کاغذ، هدف خود را بطور مشخص بیان کنید. هر چه آن را روشنتر بنویسید، راحت تر به آن خواهید رسید. سپس، وقت لازم برای تکمیل هر کاری را تعیین کنید. بعضی از کارها باید با هم صورت گیرد و برخی پیش نیاز دیگری است. هر کسی که مسولیت کاری را خواهد داشت باید در این برنامه وارد شود. اشتباه عموم این است که فکر می کنند هر کاری می تواند، براحتی و سریع انجام گیرد، گاهی، انسان تعجب می کند وقتی می بیند انجام یک کار ساده چند ماهی وقت برده  است. گاهی اوقات، همین مسأله زمان، باعث می شود همه برنامه را تغییر دهید. مدیری تصمیم گرفت برای همه مشتریان بولتن خبری بفرستد. او طراح خود را صدا زد و از او خواست تا آخر هفته این کار را انجام دهد. وقتی دریافت، تهیه این بولتن به طور حرفه ای هشت تا ده روز وقت لازم دارد و هزینه چاپ و پست آن بیش از دو هزار دلار می شود، متعجب شد و پروژه را بلافاصله متوقف کرد. وقتی کاری را شروع می کنید، اولین مرحله شناسایی دقیق مراحل لازم و ضروری و تعیین دقیق وقت است. شما باید برای هر مرحله، کاملا با خودتان صادق باشید و هیچگاه بر شانس و اقبال تکیه نکنید زیرا ممکن است قوانین طبیعی، بطور موقت کار خود را انجام ندهند.

شناسایی تنگناهای بالقوه

در روند برنامه ریزی، همیشه مسأله اصلی باید قبل از بقیه مشکلات حل شود. همچنین همیشه، هدف اصلی باید قبل از بقیه اهداف بدست آید. مثلا، خیلی از شرکتها وقتی می خواهند کار حرفه ای خود را شروع کنند، همه جزییات را در نظر می گیرید بجز محاسبه عواید و سود. آنها با اجازه دفتر کار، استخدام پرسنل، خرید لوازم دفتری از میز و صندلی گرفته تا دفترهای حسابرسی درگیر می شوند، ولی اولین مرحله کار هنوز محاسبه نشده است. در واقع بدون سود حاصل از فروش، شرکت از ادامه فعالیت باز می ماند. شما در پروسه برنامه ریزی باید کاملا مشخص کنید در هر مرحله ای می خواهید به کدامیک از اهداف ضروری خود برسید. چگونه برای آن برنامه ریزی و اولویت گذاری می کنید و مطمئن می شوید که در زمان معین به آنها خواهید رسید؟ اگر کارها به خوبی پیش نرود برنامه شما چه می شود؟ اگر برای رسیدن به اهدافتان لازم شد هزینه و زمان بیشتری بگذربد، شما چه خواهید کرد؟ حتما شنیده اید که «زندگی بزرگ، مانند کشتی بزرگ است، هرگز به یک امید یا یک طناب نباید اتکا کرد».

برنامه ریزی کلید موفقیت

خوب خوب اینکه، برنامه هر چه ساده تر و بیشتر اصلاح شده باشد، اهداف قابل دسترس تر هستن. هر چه با دقت قبل از شروع کاری برنامه ریزی کنید، شما در برنامه ریزی بیشتر کارآمد می شوید. هر چه در برنامه ریزی بیشتر موفق باشید، موقعیتهای بیشتری را به سمت خود جلب می کنید و حتی دستاوردهای بزرگتری را شاهد خواهید بود. توانایی شما برای تعیین چیزهایی که می خواهید، نوشتن آنها و برنامه ریزی و اجرای آن، کلید پیشرفتهای بزرگ است. اینها مهارتهایی است که شما می توانید یاد بگیرید. در کوتاه مدت میزان موفقیتها و پیشرفتهایتان در کار و زندگی دو برابر خواهد شد و قادر خواهید بود قابلیتهای خود را به اجرا در آورید.